Contabilidade: 7 documentos que devem ser enviados ao contador todo mês

Para administrar um negócio, é preciso enfrentar diversos desafios para permanecer ativo no mercado.

Os empreendedores, principalmente quem não quer dar baixa no registro de Microempreendedor Individual (MEI) , são obrigados a pensar em diversas estratégias para gerar lucros com as suas atividades.

O sucesso desses empreendedores depende da rotina, persistência e gerenciamento adequado dos documentos contábeis de ordem jurídica.

Dessa forma, organização e disciplina são questões essenciais para manter tudo em conformidade com os requisitos legais.

Os documentos contábeis servem de base para registrar as atividades importantes do empreendimento e para comprovar ao Fisco os movimentos financeiros.

A documentação pode ser auditada pelos fiscais da Receita Federal e da Secretaria da Fazenda do estado ou do município.

A relação entre o contador e a empresa é frequente, pois mensalmente é preciso enviar as documentações da pessoa jurídica para a contabilidade.

Para isso, é necessário a organização dos fatores jurídicos de um negócio, já que são dados utilizados na escrituração contábil. Há documentos que devem obrigatoriamente ser enviados para os contadores.

Gestão tributária

Com essas documentações é possível comprovar as transações executadas pelas empresas em determinados períodos.

Os documentos são úteis para o atendimento das demandas fiscais e para aprimorar a gestão tributária realizada pelos profissionais da contabilidade.

Por isso, são criadas rotinas de emissão, guarda e direcionamento de arquivos para a assessoria contábil.

Gerenciamento financeiro

O envio dos documentos para o setor contábil é um compromisso dos empresários e de todos os segmentos, afinal, a irregularidade ou a ausência de documentações podem prejudicar o gerenciamento fiscal e financeiro das empresas.

Caso haja descumprimento de obrigações relacionadas aos tributos, o estabelecimento pode receber multas e outras sanções.

Uso do certificado digital

Utilizando o certificado digital, a relação entre empresa e contador pode ser ainda mais prática, já que o e-CNPJ pode facilitar para assinar documentos que precisam ser obrigatoriamente enviados ao profissional da área contábil.

O certificado digital otimiza as rotinas, identifica as empresas e possibilita a execução de diversos serviços, como o envio de documentações para o Fisco.

Veja, agora, quais são os sete documentos que devem ser enviados todos os meses ao contador.

1 - Pró-labore

O pró-labore é a remuneração que os sócios de uma empresa recebem pelo seu trabalho. Assim, o pagamento dos valores se baseia na atividade realizada e no valor que o mercado atribui a ela.

Os recursos são contabilizados como se fossem uma despesa administrativa, já que compõem uma espécie de salário da alta gestão que não se enquadra nas leis trabalhistas.

Além disso, também é necessário fornecer para a contabilidade os documentos de profissionais autônomos que prestam serviços para as empresas.

Esses colaboradores não possuem vínculo trabalhistas, entretanto prestam trabalhos em caráter eventual e precisam emitir Nota Fiscal para receber o pagamento. Há situações que são oficializadas mediante uso de contratos e recibos.

2 - Salários

Salários são contraprestações pagas pelos empregadores aos empregados contratados sob as regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) .

Consequentemente, as empresas precisam repassar para a contabilidade as informações das horas trabalhadas pelos colaboradores para serem elaboradas as folhas de pagamentos mensais evitando, assim, erros nos cálculos referentes aos direitos trabalhistas.

O valor mínimo que pode ser pago para um trabalhador que trabalha durante oito horas por dia é de um salário mínimo.

No entanto, há estados que criaram um padrão regional que ultrapassa esse montante definido pelo governo federal.

Os valores são pagos aos colaboradores do setor privado para que as demandas da empresa sejam supridas com a sua mão de obra.

3 - Férias

Sabe-se que as férias são um direito dos trabalhadores e, geralmente, são concedidas aos empregados depois que eles trabalham durante um ano.

As companhias precisam calcular o valor devido aos colaboradores e fazer o pagamento desses dias, embora não sejam trabalhados.

Dessa forma, devem enviar para a contabilidade os comprovantes de que os empregados receberam esse montante.

Um ponto importante a ser destacado é que as empresas terão que fornecer aos contadores os extratos bancários financeiros de PIX e de lucros decorrentes de aplicações financeiras, vendas e serviços ou produtos.

Esses comprovantes também são considerados documentos contábeis que registram as receitas e despesas do negócio, os ganhos e os gastos de taxas e tarifas.

4 - Vale-refeição

O vale-refeição é um benefício oferecido pelos empregadores aos funcionários para alimentação durante o dia de trabalho.

As empresas podem oferecer opções como lanchonetes, restaurantes, padarias e outros estabelecimentos que forneçam alimentos prontos.

Essa vantagem é uma obrigação legal que deve ser comprovada para a contabilidade em virtude do contrato de trabalho.

Os funcionários têm o direito de descontar 20% do salário do empregado para diminuir os impactos do benefício em suas receitas.

Com isso, o vale-refeição não se caracteriza como uma parcela salarial. Os comprovantes precisam ser cuidadosamente armazenados pela contabilidade para evitar transtornos com a Justiça do Trabalho.

5 - Vale-transporte

Enquanto isso, o vale-transporte é para para o trabalhador que tenha carteira assinada conforme as regras da CLT.

O empregador antecipa ao colaborador o gasto que ele terá com os deslocamentos para chegar até o local de trabalho e retornar para sua casa depois do expediente.

Vale destacar que o benefício obrigatório pode ser objeto de cobrança em reclamações trabalhistas.

Sendo assim, ele deve ser pago e devidamente comprovado para o setor contábil, trazendo mais segurança para o MEI que efetua os pagamentos mensais, os quais são registrados na folha de pagamento.

Contudo, o vale-transporte deve ser utilizado em meios de transporte público, ou seja, para fazer trajetos com metrô, ônibus, trem ou lancha.

6 - Comprovantes de recolhimento de impostos

Os comprovantes de recolhimento de impostos são documentos que possibilitam o lançamento dos pagamentos de obrigações tributárias.

Esses documentos facilitam a administração das finanças, o registro de despesas fiscais e a compensação de créditos tributários.

Os atrasos nos pagamentos de impostos geram juros e podem se transformar em processos administrativos.

 7 - Dados para lançar na folha de pagamento

Os dados lançados na folha de pagamento, normalmente, são repassados para a contabilidade pelo setor de Recursos Humanos (RH).

Entre os principais estão:

• Número de dias trabalhados;
• Descontos realizados (contribuição sindical e previdência);
• Fundos de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) ;
• Vales;
• Valor bruto e líquido do salário;
• Adiantamentos;
• Horas extras.

Concluindo, esses são os documentos contábeis que devem ser enviados e ficam sob a responsabilidade do contador todo mês.

A companhia que deixar de enviar esses comprovantes para a contabilidade corre o risco de ser penalizada pela fiscalização, além de desequilibrar as contas e sofrer prejuízos irreparáveis com o pagamento de indenizações judiciais.

Fonte: Contábeis